EDI nopeuttaa ja helpottaa tilausten käsittelyä
B. Braun parantaa tilausjärjestelmäänsä ottamalla suurten asiakkaiden kanssa käyttöön sähköisen tilausjärjestelmän. Ensimmäisenä EDI- eli Electronic Data Interchange -maailmaan siirsi tilauksensa Mehiläinen. Uusi järjestelmä nopeuttaa toimituksia ja vähentää virheiden määrää.
Kun asiakas haluaa tehdä B. Braunilta tilauksen, tapoja on monia. Joku soittaa puhelimella, toinen lähettää sähköpostin mukana pdf-liitteen ja kolmas käyttää omaa sähköistä portaaliaan. Mehiläinen teki B. Braunin tilaukset vielä viime syksynä omasta tilausjärjestelmästään pdf-liitettä käyttäen, mutta joulukuusta alkaen tilaukset ovat kulkeneet asiakkaan sähköisestä järjestelmästä suoraan B. Braunin sähköiseen järjestelmään.
– Halusimme nykyaikaistaa ja tehostaa tilaus- ja toimitusprosesseja, joten kun B. Braunilta otettiin meihin yhteyttä tilaustavan kehittämisestä, olimme heti mukana. Meillä on Suomessa lähes 700 toimipaikkaa, joista reilu sata teki viime vuonna tilauksia B. Braunilta. Kyse ei siis ole aivan pienestä asiasta, kategoriapäällikkö Sari Kopra Mehiläisestä kertoo.
Tilaustavan kehittäminen merkitsi käytännössä siirtymistä EDI-maailmaan (Electronic Data Interchange). Projekti vei muutamia kuukausia ja sisälsi useita etäpalavereja. Mehiläisestä projektissa oli mukana tuoteluettelosisältöjä validoineen Sari Kopran lisäksi taloushallinnon sovellusasiantuntija Heidi Ollila.
– Tilauksen lähetystapa ei varsinaisesti näy tilausjärjestelmää käytettäessä meidän loppukäyttäjille mitenkään. Asiakkaan näkökulmasta on tärkeintä, että toimitusajat lyhenevät, kun tilausten käsittely toimittajan päässä helpottuu, Heidi Ollila sanoo.
Kirjeiden aikakaudesta täyteen EDI:in
Mehiläisen EDI-hanketta veti B. Braunin puolelta Project Leader Carola Lindroos. Hän työskenteli ennen nykyistä tehtäväänsä 22 vuotta B. Braunin asiakaspalvelussa, joten hänellä on vankka kokemus siitä, miten tilausten tekeminen ja vastaanottaminen on vuosituhannen vaihteesta muuttunut.
– Kun aloitin asiakaspalvelussa, tilaukset saapuivat kirjeitse tai faksilla ja ne naputeltiin B. Braunin järjestelmään käsin. Seuraava vaihe olivat sähköpostitse ja sähköpostin liitteinä tulevat tilaukset, ja nyt siirrytään EDI-maailmaan. Täydestä EDIstä puhutaan siinä vaiheessa, kun kaikki asiakkaan ja toimittajan väliset viestit – tilaukset, tilausvahvistukset, toimitusmääräykset ja laskut – kulkevat EDIssä, Carola Lindroos sanoo.
Virheetön viestien kulku vaatii paljon pohjatyötä järjestelmän rakentamisvaiheessa. Työtä aiheuttaa esimerkiksi se, jos toisessa järjestelmässä tilaukset tehdään kappaleittain ja toisessa pakkauksittain. Silloin on rakennettava systeemi, joka ymmärtää molempia tapoja. Erilaiset yksikkökoot tuottavat myös erilaisia hintoja. EDIssä näiden pulmien ratkomista kutsutaan tilaus- ja toimitusyksiköiden mäppäämiseksi.
– Opimme Mehiläisen kanssa myös, miten tärkeää on se, että asiakas- ja tuotetiedot ovat samat sekä toimittajalla että asiakkaalla. Uudistimmekin B. Braunilla olevan Mehiläisen asiakasrekisterin vastaamaan yrityksen asiakasrakennetta eli esimerkiksi sen tarkkoja toimipaikkoja, Lindroos toteaa.
Asiakkaiden palvelemista älykkäästi
Monia toimintoja on jo digitalisoitu. Muualta konsernista Suomen B. Braunille tuleva tavara on EDIssä, ja laskut ovat lähteneet asiakkaille sähköisesti jo pitkään. Tilauksiakaan ei uudisteta vain uudistamisen vuoksi. Työn tavoitteena on vähentää virheiden määrää ja siirtää resursseja sinne, missä ihmisen panos on ehdottomasti tarpeen. Tällöin myös toiminta nopeutuu.
– Kilpailukyky ja tehokkuus ovat tärkeitä asioita niin B. Braunille kuin asiakkaillemmekin. Uudenlaisen toiminnan tarkoituksena ei ole vähentää työpaikkoja vaan suunnata voimavaroja sinne, missä ne tuottavat asiakkaalle aidosti lisäarvoa, kuten toimitusaikojen varmistamisessa. Samalla toteutamme strategiaamme eli palvelemme asiakkaita älykkäästi, Supply Chain Manager Jaana Säde-Jaraskari sanoo. Hän vastaa Suomen B. Braunilla toimitusketjun hallinnasta eli Suomeen saapuvan tavaran ja asiakkaalle lähtevän tavaran suunnittelusta sekä logistiikasta ja varastoinnista.
Terveydenhoitoalalla on käytössä monia järjestelmiä, joiden yhteensovittaminen vie aikaa. Toisaalta kaikkien B. Braunin asiakkaiden siirtyminen EDIin ei ole välttämätöntä. Pienet asiakkaat voivat jatkossakin lähettää tilauksensa sähköpostin liitteenä.
– Siinäkin pyrimme hienosäätämään systeemiä niin, että tärkeät tiedot ovat tilausdokumentissa oikeilla paikoilla. Silloin tiedot pystytään lukemaan virheettömästi kuvana B. Braunin järjestelmään. Tässä tarvittava OCR-teknologia muistuttaa hiukan QR-koodin lukemista puhelimella, Säde-Jaraskari kuvailee.
EDI-maailmaan siirtyminen jatkuu. Mehiläisen kanssa seuraava askel on B. Braunin tuoteluetteloiden sähköistäminen. Kokonaan uusia EDI-hankkeita Suomen B. Braunilla on parhaillaan vireillä usean asiakkaan kanssa.