Instrumentit ovat sairaaloissa välttämättömiä työvälineitä, mutta niihin liittyy monenlaisia haasteita. Useinkaan sairaalassa ei ole yleiskuvaa kokonaisinstrumentaatiosta. Instrumentteja ja settejä saattaa olla liian vähän tai sitten instrumenttisettien sisältö ei vastaa käytännön tarpeita.

– Seteissä saattaa olla ylimääräisiä instrumentteja, joille ei ole enää käyttöä eivätkä ne vastaa kirurgisille instrumenteille asetettuja laatuvaatimuksia. Välineistö ei välttämättä riitä leikkausmäärien lisääntyessä, koska muun muassa settien rakenne ei ole toimiva. Instrumenttivaraston arvo on kuitenkin merkittävä osa sairaaloiden sidotusta pääomasta, kuvailee projektipäällikkö Ritva Kauppinen B. Braunilta.

Oulussa oli tuhansia käyttämättömiä instrumentteja

B. Braunin Aesculap-divisioona tarjoaa sairaaloille instrumenttien konsultointipalveluja, joissa kartoitetaan asiakkaan instrumentaatioihin liittyviä tarpeita. Palvelukonseptin kautta asiakas saa huolletun, toimivan ja standardoidun instrumentaation käyttöönsä. Vuonna 2015 Oulun yliopistollisessa sairaalassa kartoitettiin instrumentaatiot ja settioptimoinnin myötä löytyi merkittävä määrä käyttämättömiä instrumentteja. Tukielin- ja neurokirurgian vastuualueen johtaja Susanna Yli-Luukko Oulun yliopistollisesta sairaalasta kertoo, että Oulun projekti oli laajuudeltaan loppujen lopuksi suurempi kuin mitä aloitettaessa luultiin.

– Resursseja projektiin käytettiin enemmän kuin alun perin arvioimme. Panostus kuitenkin kannatti. Pääsimme eroon käyttämättömistä instrumenteista, joita löytyi kaikkiaan peräti 3 370 kappaletta eli jatkossa kierrossa on lähes 20 000 kiloa vähemmän instrumentteja. Kaikkiaan projekti hoidettiin napakasti, ja olemme tyytyväisiä, Yli-Luukko kertoo.

Palvelusopimuksen kautta instrumenttivaraston arvo säilyy

Aesculap-divisioonan QuickScan-palvelu tarjoaa asiakkaalle nopean yleiskuvan sairaalan kirurgisten instrumentaatioiden tilasta. Arvioinnissa Aesculap-divisioonan kokenut konsultointitiimi on asiakkaan luona muutaman päivän ja analysoi asiakkaan prosessit sekä muutaman kirurgisen instrumentaation.

– Sairaalat haluavat tarjota potilailleen turvallista ja laadukasta hoitoa kustannustehokkaasti. Asiakas voi valita myös kokonaisvaltaisen palvelusopimuksen, jonka avulla instrumenttivaraston arvo säilyy. Sopimusta varten tehdään sairaalan tiloissa inventaarioanalyysi, joka toteutetaan sairaalan instrumentaatiosta. Inventaarioanalyysin kautta saadaan tarkka kokonaiskuva sairaalan instrumenttivarastosta ja sen kunnosta: esimerkiksi instrumenttien määrällinen ja laadullinen tila, varainstrumenttien määrä, huolto-, korjaus- ja hankintatarpeet sekä niiden kustannusarvio kertoo liiketoimintayksikön päällikkö Outi Voipio-Airaksinen B. Braunilta.

Kun inventaarioanalyysissa on syntynyt kokonaiskuva sairaalan instrumentaatioista, sairaalan kirurgisten settien sisältö optimoidaan sairaalan kirurgien ja vastuuhoitajien kanssa yhdessä Aesculapin konsulttien kanssa.

– Palvelusopimuksen myötä sairaalan instrumenttien laatu voidaan nostaa kansainvälisten standardien mukaiselle tasolle ja pitkäjänteisen huollon ansiosta ylläpitää vastaisuudessakin samalla tasolla, Voipio-Airaksinen muistuttaa.

OYS:ssa projekti vaati laaja-alaista yhteistyötä

Oulun yliopistollisessa sairaalassa käynnistettiin settioptimoinnin arvioinnin jälkeen esille tulleet huolto-, korjaus- ja hankintatarpeet. Erikoissairaanhoitaja Arja Ojamaa Oulun yliopistollisesta sairaalasta kuvailee prosessia sujuvaksi. 

– Projekti B. Braunin kanssa vaati meillä monen eri ammattiryhmän yhteistyötä muun muassa leikkausosastoilla, välinehuollossa, keskusvarastolla ja taloushallinnossa. Yhteistyö sujui hyvin, ja esille tulleet haasteet saatiin ratkaistua joustavasti rakentavassa hengessä. Yhdessä B. Braunin henkilökunnan kanssa saimme huoltoprosessin toimimaan sujuvasti, kehittäen prosessia koko settien työstämisen ja huoltokierron ajan. Ojamaa kertoo, että settioptimoinnin ansiosta sairaalassa saatiin päivitettyä instrumentaatiot vastaamaan tämänhetkisiä leikkaustarpeita. Kaikkiaan optimoinnilla OYS:ssa kevennettiin instrumentaatioita ja päivitettiin välineistöä vastaamaan nykypäivän tarpeita.

– Saimme perusinstrumentaatioiden määrät sellaiseksi, että välineet riittävät leikkaustoimintaan, kun otetaan huomioon toiminnan kasvaminen ja välinehuoltoprosessin kesto. Rikkoutuneiden ja huonokuntoisten instrumenttien korvaamisella tai huollattamisella saimme käyttäjille asianmukaiset välineet. Olemme kokeneet optimoinnin hyväksi ja hyödylliseksi.

Oulun projektissa viestintä oli menestystekijä

Myös B. Braunin kannalta Oulun projekti oli erittäin onnistunut. Sen mahdollistivat tehokas viestintä ja tiivis yhteistyö projektin eri osapuolten kesken.

– Läpinäkyvä viestintä ja sairaalan henkilökunnan suuri kiinnostus projektia kohtaan tekivät Oulun projektista aivan erityisen. Jo aivan alkuvaiheessa minulla oli mahdollisuus kertoa johtopäätöksistä ja suosituksistamme isossa auditoriossa 80 ihmiselle, joiden joukossa oli kirurgeja ja hankintatoimen henkilöstöä, kertoo saksalainen liiketoimintapäällikkö Thomas Zepf Aesculapista.

Zepfin mukaan avoimuus  ja tiivis yhteistyö olivat avaimia projektin onnistumisessa.

– Projektissa useat eri tahot sairaalassa ja meillä Aesculapilla työskentelivät yhdessä yhteisen tavoitteen eteen, joka oli sairaalan instrumentaation optimointi. Tiimiin kuului osapuolia niin sairaalan johdosta, kirurgien ja hoitajien joukosta kuin myös hankintatoimesta. Kaikki nämä osapuolet työskentelivät saumattomasti yhdessä meidän, Aesculapin saksalaisten asiantuntijoiden kanssa. Tällainen yhdistelmä osaamista oli avain onnistumiseen.